Konferenssi- ja tapahtumasuunnittelu
Kokoussuunnittelu Clarion Hotel® -hotellien kanssa: Asiantuntijan vinkkejä
Olipa kyseessä sitten pieni sisäinen kick-off tai suurkonferenssi tuhansilla osallistujilla harvoin itse ohjelma pelkästään ratkaisee tapahtuman onnistumisen. Usein pienet yksityiskohdat muokkaavat kokonaisvaltaista kokemusta – ensivaikutelmasta viimeiseen asiaan asialistalla.
Mitä tämä tarkoittaa käytännössä, Stine Svendsen tietää paremmin kuin useimmat. Elkjøp Nordicsin Campuksen laajan sisäisen koulutusohjelman ja Pohjoismaiden suurimman teknologiamessun projektipäällikkönä hän on suunnitellut ja toteuttanut suuria konferensseja ympäri Pohjoismaita jo vuosien ajan – Clarion Hotel® ollessa pysyvä kumppani vuodesta toiseen.
"Pienet yksityiskohdat ratkaisevat, lähtevätkö osallistujat kotiin inspiroituneina vai turhautuneina", hän sanoo.
Laajamittainen koulutusohjelma
Elkjøp Nordicilla on yli 400 myymälää Pohjoismaissa nimillä Elkjøp Norjassa, Elgiganten Ruotsissa ja Elgiganten Tanskassa sekä Gigantti Suomessa. Jatkuvasti uudistuvan valikoiman ja alueen laajojen työntekijöiden vuoksi tarve strukturoidulle tuotekoulutukselle on merkittävä.
Campus on yksi ratkaisuista. Neljän viikon ohjelma kokoaa vuosittain yhteen tuhansia työntekijöitä tuotekoulutukseen, luokkahuoneopetukseen, konferensseihin ja suuriin sisäisiin teknologiamessuihin – kaikkien tavoitteena on vahvistaa sekä osaamista että yhteistä kulttuuria.
Campus on toiminut yli vuosikymmenen ajan The Qube, suuressa konferenssikeskuksessa ja yhdessä Pohjoismaiden vakiintuneimmista paikoista. Elkjøp Nordic ja Clarion Hotel® Oslo Airport ovat yhdessä kehittäneet konseptin, joka pystyy käsittelemään tämän kokoisen tapahtuman.
Miksi pitkäaikaiset kumppanuudet ovat tärkeitä
Svendsen on vastannut Kampuksesta useita vuosia. Yli kymmenen vuoden kokemuksella Elkjøp Nordicista ja matkailu- ja ravitsemusalalta hän tietää, mistä tapahtumat usein epäonnistuvat – ja mitä niiden onnistuminen vaatii.
Ei ole sattumaa, että Campus-tapahtumaa on järjestetty Clarion Hotel®:ssa niin monien vuosien ajan.
Kuten hän kuvailee, yhteistyö perustuu jatkuvuuteen ja keskinäiseen luottamukseen. Tiimi tietää, mitä odottaa käytännössä, samalla kun sitä haastetaan uusilla ideoilla ja parannuksilla vuodesta toiseen. Juuri tämä tasapaino mahdollistaa keskittymisen sisältöön ja osallistujiin – logistiikan sijaan.
Kampuksen toteuttaminen on laajamittainen operaatio. Useita aktiviteetteja ja ryhmiä kokoontuu laajasti ja korkeiden teknisten vaatimusten mukaisesti. Tapahtumapaikan on oltava sekä luotettava että helppo yhteistyössä.
"Se on yhteistyö, joka on vahvistunut vuosien varrella. Tiedän voivani luottaa siihen, että kaikki toimii – samalla kun he haastavat meitä uusilla ideoilla", hän sanoo.
Mikä tekee konferenssipäivästä hyvän?
Svendsenin mukaan pelkkä agenda ei koskaan ratkaise konferenssin onnistumista. Usein osallistujat muistavat parhaiten juuri perustavanlaatuisimmat osat – ja juuri ne, joita helpoimmin aliarvioidaan:
Hyvä aloitus päivälle
Kahvia, vastapuristettua mehua ja tilauksesta tehtyjä munakkaita.
Toimivaa teknologiaa
Ei rikkinäisiä mikrofoneja tai toimimattomia näyttöjä.
Taukoja ja energiaa antavaa ruokaa
Riittävästi aikaa seurusteluun, jatkuvasti täydentyvä buffet ja erilaisiin tarpeisiin mukautetut ruokalistat.
Vaihtelua pitkin päivää
Lyhyet puheenvuorot, työpajat ja vuorottelu pitävät energian yllä.
Mukavuutta pitkän päivän jälkeen
Hyvät huoneet ja sänky, joka antaa energiaa seuraavaan päivään.
“You can have the best speakers in the world, but if the comfort and the food don’t deliver, that’s what people remember,” she says.
Miksi Clarion Hotel® erottuu joukosta
Kysyttäessä, mikä tekee Clarion Hotel® -hotelleista luotettavan valinnan suuriin tapahtumiin, Svendsen nostaa esiin erityisesti neljä tekijää:
1. Vakaa ja kokenut tiimi
Samojen ihmisten kanssa työskentely vuodesta toiseen luo turvallisuutta, ja uudet voimat tuovat mukanaan uusia näkökulmia.
2. Joustavuus yksityiskohtien tasolla
Menut on mukautettu pohjoismaiselle yleisölle, laatu odotukset ovat selkeät ja toteutus on vakaata – myös paineen alla.
3. Ammattimainen opastus
Sen sijaan, että tiimi olisi kaikesta samaa mieltä, se hyvällä tavalla kyseenalaistaa oletuksia ja osallistuu aktiivisesti ohjelman kulkuun, taukoihin ja tilojen järjestelyihin.
4. Kapasiteetti ja asiantuntemus
Kampuksen kaltaiset tapahtumat vaativat runsaasti tilaa ja logistista asiantuntemusta – mikä on ehdottoman tärkeää, kun mukana on tuhansia osallistujia.
Näin vältät yleisimmät sudenkuopat
Svendsen on osallistunut lukemattomiin konferensseihin vuosien varrella ja nähnyt samojen virheiden toistuvan yhä uudelleen.
Tekniset ongelmat ovat listan kärjessä. Harva asia voi häiritä yleisöä nopeammin kuin mykistetty puhuja satojen ihmisten edessä tai esitys, joka vain latautuu jatkuvasti. Turhautuminen leviää nopeasti ja siirtää huomion pois sisällöstä.
Ylitäydet ohjelmat, liian vähäiset tauot ja ruoka, joka ei ole räätälöity osallistujien tarpeisiin, ovat muita toistuvia puutteita. Kun ihmiset ovat väsyneitä tai nälkäisiä, oppimisen ja sitoutumisen ylläpitäminen on lähes mahdotonta.
4 suunnittelun perusperiaatteet
Kokemustensa perusteella Svendsen korostaa joitakin perusperiaatteita, jotka ovat tärkeitä konferenssien ja työtapaamisten suunnittelussa:
- Selvitä tarkoitus. Tiiminrakennus vaatii enemmän kuin strategiakokouksen.
- Tunne kohderyhmäsi. Ketkä ovat osallistujia ja mikä on heille olennaista?
- Suunnittele hyvät tauot. Ne ovat tärkeitä – sekä sosiaalisesti että sisällöllisesti.
- Ota itse vastuuta. Ota työntekijät mukaan ja tee tiivistä yhteistyötä hotellin kanssa.
Kun nämä perusasiat ovat paikoillaan, mahdollisuudet luoda tapahtuma, josta osallistujat todella saavat jotain irti, kasvavat merkittävästi.
Messu- ja kokouskeskukset Pohjoismaissa
Visiosi. Tilamme. Vaikuttavia tuloksia.
Järjestä tapahtumat yli 300 osallistujalle joustavissa puitteissa, modernin tekniikan ja kokeneen tiimimme tuella. Löydä teille sopiva kohde ja suunnittele kanssamme saumaton tapahtuma.
Kokoukset ja kongressit
Varaa kätevästi ja nopeasti verkossa
Kokous- tai kongressitilan varaaminen ei ole koskaan aiemmin ollut näin helppoa. Se onnistuu muutamalla klikkauksella.
Alkuperäisen artikkelin tuotti Schibsted Partnerstudio mainosmateriaaliksi Clarion Hotel® -hotellille, ja E24 julkaisi sen ensimmäisen kerran norjaksi vuonna 2025. Lue alkuperäinen artikkeli täältä. Tätä versiota on muokattu ja mukautettu julkaistavaksi osoitteessa www.strawberry.se.
